Compte-rendu AG du 23 octobre 2008

Voici le compte-rendu de l'assemblée générale qui a eu lieu le 23 octobre dernier. Une réunion a déjà eu lieu depuis donc ce compte-rendu n'est plus forcément très actuel mais il mentionne tout de même la composition du nouveau bureau.


Président de séance: Grégory Poyart, président sortant de Picarchives
Secrétaire de séance: Elodie Ballet
Présents:
Grégory Poyart
Marion Letellier
Maryline Keller
Clémentine Delafosse
Elodie Ballet
Marie Libbrecht
Landry Riche
Vivien Albaut
Sidonie Beuverie
Aurélia Benas
Emeline Mangel
Paul Marquant

Ordre du jour:

• Présentation de l'association aux étudiants de première année

• Renouvellement du bureau de l'association

• Projet de troisième numéro des Echos de Picarchives

• Projet de mise à disposition d'une boîte aux lettres et d'un local pour l'association

• Organisation d'une « journée crêpes »

• Organisation des soirées à venir

• Fabrication des nouveaux tee-shirt

• Projet de voyage pédagogique et subventions

• Projet de site internet de l'association

Présentation de l'association aux étudiants de première année
Déclarée officiellement le 13 mars 2007 en Préfecture, Picarchives, association des étudiants et diplômés en archivistique de Picardie a pour but de «  promouvoir et valoriser le master « Métiers des archives et technologies appliquées » de l’Université de Picardie par la mise en place d’opérations de promotion, favoriser la cohésion et les échanges entre les étudiants de la formation, mais aussi avec les anciens étudiants et toute personne intéressée par la science archivistique, créer et alimenter un fonds de ressources pédagogiques spécifiques aux métiers des archives, créer des « ponts » entre la formation universitaire et le monde professionnel ».
Picarchives fait partie du Collectif A8, regroupant les associations étudiantes des huit principales formations universitaires françaises en archivistique dont le but commun est de promouvoir les métiers des archives, faire reconnaître les formations universitaires et faciliter l'insertion des jeunes diplômés.
Le devenir de Picarchives repose essentiellement sur la motivation et l'investissement des différentes promos. A première vue, les M1 ne manifestent pas de grand intérêt pour les activités (forum, réunions, soirées...). Un appel a participation est donc lancé en direction des M1 afin qu'ils s'impliquent activement dans la vie de l'association.

Renouvellement du bureau de l'association
Chaque année, lors du renouvellement du bureau de l'association, une grande part des postes est laissée aux étudiants de M1, afin que le passage de relais s'effectue en douceur. Pour 2008, les résultats de l'élection sont les suivants:
Président: Landry Riche
Vice-président: Grégory Poyart
Secrétaire: Elodie Ballet
Trésorière: Clementine Delafosse
Responsable Forum et Collectif A8: Marion Letellier
Responsable bulletin emploi: Grégory Poyart
Responsable bulletin : Marie Libbrecht
Responsables évènementiel: Emeline Mangel, Paul Marquant, Vivien Albaut
Conseillers: Vivien Albaut, Marylin Keller, Sylvere Dumont
Les papiers de l'association seront transmis aux nouveaux membres du bureau, et les formalités administratives accomplies (déclaration d'élection du nouveau bureau en Préfecture, formalités bancaires...).

Projet de troisième numéro des Echos de Picarchives
Pour la troisième année consécutive, il est prévu un nouveau numéro des Echos de Picarchives, bulletin annuel gratuit de l'Association des étudiants et diplômés en archivistique de Picardie. Marie Libbrecht, propose de tenir à nouveau le poste de rédactrice en chef pour l'année 2008-2009. Un appel à rédaction d'articles et de rubriques est donc lancé aux étudiants, afin d'enrichir le contenu du bulletin. La date butoir pour l'envoi des propositions est fixée au 5 janvier 2009.
En 2007, l'impression avait été réalisée gratuitement grâce à Sophie Parmentier, alors étudiante de M2. Même si cette dernière n'est plus étudiante, il est prévu de faire appel à elle, dans la mesure du possible, pour l'impression de ce nouveau numéro.

Projet de mise à disposition d'une boîte aux lettres et d'un local pour l'association
A l'heure actuelle, l'association ne dispose pas de boîte aux lettres. L'ensemble des courriers adressés à Picarchives est reçu et transmis au président par Mme Blenner-Michel. Il serait donc souhaitable d'acquérir une boîte aux lettres (dans une brocante par exemple) qui serait placée à côté de celle de l'association « Histoire de ... ».
Une armoire est mise à disposition de l'association dans une salle, où se déroulent également des cours, ce qui n'en facilite pas l'accès. Landry Riche signale que l'association « Histoire de ... » est sur le point de se voir attribuer un local, qui pourrait être partagé avec l'association Picarchives.

Organisation d'une « journée crêpes »
L'association organise traditionnellement chaque année une « journée crêpes », occasion de récolter des fonds et de se faire connaître auprès des potentiels futurs étudiants. Celle de cette année est projetée pour début décembre. D'autres associations organisant des manifestations similaires à la même période, il faudra rapidement bloquer une date et demander les autorisations nécessaires.

Organisation des soirées à venir
La première soirée dite d'intégration M1-M2 organisée le 1er octobre au Castlerock a été un véritable flop du point de vue du nombre de participants en M1. Les raisons sont les suivantes: le message d'invitation n'était pas correctement passé; certains nouveaux de M1 n'avaient pas osé s'y rendre ou n'avaient pas trouvé le Castlerock. Néanmoins, il est décidé d'organiser une petite rencontre « au pied levé » au Castelrock le soir même à partir de 21h00, afin de fêter l'élection du nouveau bureau de Picarchives. A l'avenir, la communication devra être optimisée et les annonces affichées à la l'université devront être dactylographiées et plus percutantes.

Fabrication des nouveaux tee-shirt
Le principe est de changer la couleur des tee-shirt chaque année. Cette année, la couleur retenue est le bleu roi. Ils seront disponibles d'ici décembre ou janvier. Pour l'heure, les tarifs n'ont pas encore été fixés, mais des tarifs préférentiels seront proposés aux adhérents de l'association.

Projet de voyage pédagogique et subventions
A l'initiative de Landry Riche, l'idée est lancée d'organiser un voyage à la fois ludique et pédagogique (visites de centres d'archives), afin de rassembler les étudiants de M1 et de M2.
Une commission d'attribution de subventions ( FSDIE) étant prévue dans le courant du mois de novembre, Landry Riche propose de saisir l'occasion pour présenter un dossier, qui, s'il est accepté, permettrait de financer une partie du voyage évoqué précédemment.

Projet de site internet de l'association
L'idée de la création d'un site internet pour l'association avait déjà été envisagée au cours des précédentes réunions. Le forum étant majoritairement consacré à un usage interne, il est rendu nécessaire d'offrir également à l'association une vitrine extérieure, tant pour se faire connaître que pour promouvoir la formation auprès des étudiants et des professionnels. D'autant plus que certaines des associations du Collectif A8 disposent déjà d'un site. Il est donc envisagé de créer un site internet sous Spip, système de publication de contenu pour l'internet qui présente l'avantage d'être gratuit et simple d'utilisation. L'enjeu sera alors moins de créer le site que d'en assurer la gestion et la mise à jour régulières.