Compte-rendu réunion du 20 novembre 2008

Picarchives - Compte-rendu de réunion (jeudi 20 novembre 2008 à 10h)

Ordre du jour :
- subventions du Conseil de gestion et FSDIE
- projets de fin d’année

En présence de :
- Grégory Poyart, vice-président
- Emeline Mangel, conseillère
- Paul Marquant, conseiller
- Sylvère Dumont, futur conseiller

• Problème des subventions manquées :
Au vu de la perte de crédibilité de l’association occasionnée par cette affaire, les membres présents souhaitent que Landry Riche, président, envoye un mail d’explication aux responsables du master : M. Nivet et Mme Blenner-Michel.

• Journal Les échos de Picarchives :
Suite à la séance du FSDIE auquel Paul a participé en tant que remplaçant nommé dans l’urgence, il lui a été demandé que le prochain numéro du journal comporte impérativement le logo de l’UPJV et qu’il en soit envoyé un exemplaire à Mme Lebel du bureau de la Vie étudiante.

Le journal doit être finalisé la première semaine de janvier, les articles devront être adressés au comité de rédaction avant les vacances de Noël.

Le journal devrait comporter des articles traitant :
- de l’actualité des archives et notamment des apports concrets de la nouvelle loi des archives de juillet 2008 et surtout la disparition de la DAF, changement important pour le monde des archives : il a été décidé de faire appel à Marie Le Provost
- d’un fonds en particulier, notamment la série F7 « Police Générale » des Archives nationales qui a fait l’objet d’une conférence aux Archives nationales lors de la journée de l’étudiant : Emeline
- d’un professionnel sous la forme d’une interview : possibilité d’utiliser celle réalisée par Marie Libbrecht (d’un archiviste participant à la rédaction de la Gazette des Archives) ou bien d’interroger Aurélien André, archiviste diocésain
- d’une « anecdote archivistique » et notamment les vicissitudes du fonds des Archives départementales de l’Aisne : Paul
- de la formation, avec la journée de l’étudiant aux Archives nationales : Marie Libbrecht
- des débouchés de la formation, en donnant des nouvelles des « anciens » : Paul
- des activités de l’association (affiche du master, soirée et journée crêpes) : Grégory
- mots-croisés et quizz final : Emeline, Paul

L’édito du président et les différents articles seront soumis à l’approbation du bureau.
L’ensemble des thèmes des articles donnent l’avantage de pouvoir être réutilisés pour les prochains numéros.
Il a été évoqué la nécessité d’intégrer les master 1 et les diplômés à la rédaction du journal.
Tout article sur la faluche ou jugé sans lien avec la formation a été proscrit.
Pour la photo de couverture, il a été décidé d’utiliser celle réalisée par Marie Libbrecht aux Archives Nationales durant la journée de l’étudiant.
Pour l’impression du journal, il a été décidé de refaire appel à l’imprimerie de Picardie, si possible par l’intermédiaire de Sophie.

• Voyage :
Il a été décidé de donner à Landry l’occasion de rattraper le « couac » du précédent projet en organisant un nouveau voyage qui sera présenté en réunion et soumis à approbation de l’ensemble des adhérents.

Celui-ci devrait se dérouler sur une journée en janvier, afin de motiver le maximum de monde et de limiter les frais, à Rouen. Le groupe s’y rendrait en train afin de limiter les dépenses. Durant cette journée, le groupe pourrait visiter la Tour des Archives (Archives départementales de Normandie) et les archives du Parlement de Normandie. Le groupe aurait quartier libre le midi. En fin d’après-midi avant de reprendre le train, le groupe aura la possibilité de se promener dans le centre historique de Rouen.

Pour accompagner le groupe, il a été suggéré de faire appel à M. Hurpin ou Mme Carpi.

• Affiche de présentation du master :

Cette affiche a pour but de promouvoir la formation, elle devrait s’inspirer de la plaquette du master et indiquer :
- une présentation générale de la formation,
- l’intervention de professionnels et les partenariats avec des services tels que les AD de la Somme, de l’Oise, les AM d’Amiens, les AM de Nice (a ce sujet un mail a d’ores et déjà été envoyé à Louis-Gilles Pairault)…
- la formation aux nouvelles technologies appliquées au monde de l’archivistique et au Records Management, ce qui n’est pas le cas de toutes les formations,
- la formation aux sciences auxiliaires de l’histoire telle que la paléographie,
- la plus value des stages (nombreux et ne tombant pas au même moment que les autres formations en archivistique) favorisant la construction d’un réseau et l’insertion professionnelle,
- la mention de l’association ¨Picarchives (éventuellement du journal Les échos de Picarchives) et de l’insertion de celle-ci dans un réseau (collectif AHuit), il faudra insister sur le fait que Picarchives est une interface entre l’ensemble des étudiants du master et les professionnels de l’archivistique,
- les débouchés (la majorité des diplômés trouvent un emploi rapidement),
- la possibilité de s’inscrire sans dépôt de dossier au préalable,
- le logo de l’UPJV et de l’association Picarchives.

Ce panneau pourra faire l’objet d’un affichage dans les différents lieux de stage et au minimum les services d’Archives de la Picardie.

Une fois l’affiche rédigée en réunion par l’ensemble du bureau, elle sera présentée et soumise à l’approbation des responsables du master, M. Nivet et Mme Blenner-Michel.

Il a été décidé d’utiliser un format A3 et de plastifier si possible le document.

• Boîte aux lettres et local :
Il a été décidé de créer une adresse pour l’association à l’université et de faire déposer le courrier (qui pour le moment était expédié à Mme Blenner-Michel) à la Bibliothèque de section de l’UFR d’Histoire. Sylvère se charge de ce changement.

Au vu d’une éventuelle réattribution de la salle d’attente de l’I.U.T.A. à l’association Histoire de…, le bureau a demandé à Jen Robert, sa présidente, si ce local pouvait être partagé par les deux associations. L’organisation de journées crêpes…nécessite en effet la disposition d’un local pour entreposer le matériel. Les réunions de Picarchives pourraient également s’y dérouler, en dehors des heures d’occupation de la salle par Histoire de…
La présidente d’Histoire de…étant d’accord pour un partage du local, il ne reste alors plus qu’à attendre la décision de l’administration.

Grégory propose de conserver le chéquier et la caisse de l’association dans ce local, ce qui serait plus simple étant donné les difficultés liées aux départs en stage différés des master 1 et 2.
Paul suggère que l’année prochaine les postes de vice-secrétaire et vice-trésorière soient pourvus, afin qu’ils remplacent les membres du bureau en stage. Il propose également de fournir gratuitement un coffre blindé (!) afin de conserver en sécurité le chéquier et la caisse. Celui-ci pourra de la même manière être partagé avec Histoire de…

• Journée Crêpes :
Il a été décidé de bloquer la date du mardi 9 décembre 2008, après vérification qu’il ne s’agissait pas d’une période de partiels. La journée fera l’objet d’un affichage dans les couloirs quelques jours auparavant.
Pour la vente il a été décidé de mettre en place un système de roulement toutes les heures (les volontaires pourront s’inscrire sur un planning diffusé en classe).
Paul et Sylvère fourniront le matériel nécessaire (cafetière, bouilloire et glaciaire).
Emeline et Sylvère se chargeront de la confection des croques monsieur (dont quelques uns seront végétariens !).
Il a été décidé de demander à Vivien et Manue de cuire les crêpes (et de préparer la pâte si possible).
Chacun pourra bien entendu préparer et apporter les gâteaux qu’il lui plait.
Il a été décidé de mettre à disposition durant cette journée les numéros de L’échos de Picarchives qui n’ont pas été vendus et des plaquettes de la formation, sur une proposition de Greg.
L’éventualité d’une seconde journée crêpes en janvier a été envisagée.

• Soirée :
Une soirée suite au retour de stages des master 1 aura lieu le jeudi 4 décembre au Castle Rock à partir de 20h30. Durant celle-ci des activités seront proposées. L’affichage aura lieu une semaine avant la soirée.

Cette soirée sera aussi l’occasion d’étrenner le nouveau tee-shirt de l’association qui devrait être distribué durant la dernière semaine de novembre. Le Castle Rock a d’ailleurs sponsorisé l’association à hauteur de 40 euros. Le prix des tee-shirt n’a pour le moment pas encore été fixé. Il sera proposé aux anciens de la formation d’en acheter.

• Problème des adhésions :
Il est prévu une nouvelle réunion dès le retour de stage des master 1, début décembre, avant la journée crêpes. Cette réunion réunissant les deux promo aura pour ordre du jour les nouvelles adhésions.
Les membres devront remplir un bulletin d’adhésion, le montant de celle-ci sera toujours de 5 euros.
Il a été décidé de recontacter les « anciens ».

Pour répondre à une demande de sa part, Sylvère pourra occuper la dernière place à pourvoir de conseiller. L’effectif étant au complet et les statuts n’ayant pas encore été déposés, Manue qui a également souhaité faire partie du bureau, peut si Vivien est d’accord, échanger sa place avec lui (Vivien n’étant pas très enthousiaste lors des élections à l’idée d’occuper ce poste !).
Ces deux provisions feront toutefois l’objet d’une élection, comme pour les autres postes.

Suite à cette réunion les nouveaux statuts de l’association seront déposés à la préfecture.
Greg se charge de ces démarches, il nous annonce par ailleurs qu’il a rendez-vous avec une nouvelle conseillère de la Société Générale (nous lui avons déconseillé un placement en bourse) pour parler notamment des signatures du chéquier...

Il a été décidé d’inciter les master 1 à s’impliquer davantage dans l’association. Il leur sera d’ailleurs demandé de faire partager leurs impressions sur leurs différents lieux de stage dans la rubrique dédiée à cet effet sur le forum.

• Groupe Picarchives sur Facebook :
Même si cela peut paraître léger et pas très sérieux de prime abord, ce groupe permet de se tenir informé des différents évènements à venir. Cette mise en ligne ne remplacera évidemment pas l’affichage traditionnel.
Sylvère, Emeline et Greg se chargent de créer les évènements et de les associer au groupe Picarchives (qui compte déjà une vingtaine de membres !).

Après les remerciements d’usage, Greg, le vice-président, clôt la séance et ordonne la dispersion !

Très professionnel comme CR !
Rien à redire... Je l'ai lu en diagonale avant de le relire demain, frais et dispo.
Bon, je relance des devis pour Rouen histoire de voir pour un bus ou je vois directement avec la SNCF ?
Quant au mail pour les responsables du master et bien je pense envoyer le même que j'ai déjà fait mais en amélioré, plus développé alors.

Merci merci!!! On avait beau être que 4 à cette réunion, ça a quand même duré 1h30!

Ok pour les crèpes. J'en parlerai à Vivien. Mais par contre ni lui ni moi ne savont faire la pâte à crèpes. Je demanderai à Paul de la faire ou je chercherai une recette.
Pour le poste de conseillère çà m'interesse toujours. J'en parlerai à Vivien pour savoir s'il est toujours motivé. Sinon je pourrai toujours échanger avec un autre première année qui ne serait plus interresser. Sinon je pourrai toujours participer à la vie de l'association en tant que simple adhérante.
Au fait Manu ça prend un "e" à la fin.

Citation :

Vivien n’étant pas très enthousiaste lors des élections à l’idée d’occuper ce poste !

C'est surtout pour le poste de président que je n'étais pas chaud.. Si ma mémoire est bonne, je me suis même porté volontaire..Landry fait les erreurs et c'est moi qu'on vire..et bien merci!!
A quoi ça sert de demander aux M1 de s'investir davantage si c'est pour les remplacer par des M2 ?

Combien de crêpes sont prévues ? (environ?)

Un mail a été envoyé à M.Nivet, notre doyen qui m'a répondu qu'il savait ce qu'était l'éléphant de Nantes, alors une question se pose: pourquoi y a-t-il la rumeur de l'éléphant qui coure dans la fac ? Bref, je vais lui demander d'où elle vient.
(Mme Blenner-Michel a eu en copier l'échange de mail)

Voilà les news !